Algemene voorwaarden: de K van Klachttermijnen en andere vervalbedingen

“Klachten worden slechts in behandeling genomen, indien deze binnen 14 dagen worden gedaan en per aangetekende brief worden verstuurd”. “Het tegoed op deze cadeaubon vervalt na een jaar na uitgiftedatum”. Hoe zit het met dergelijke vervalbedingen? Advocaat verbintenissenrecht Thomas van Vugt legt uit. 

Binnen een bepaalde termijn klagen

In algemene voorwaarden komen nogal eens vervalbedingen voor. Bijvoorbeeld het beding dat klachten over het gekochte product (vaak wordt van “reclames” en van “reclameren” gesproken) binnen een bepaalde periode moeten worden ingediend bij de gebruiker. Indien dit niet tijdig gebeurt en er dus ‘te laat’ wordt geklaagd, vervalt het recht van de koper om bijvoorbeeld herstel of een nieuw product van de verkoper te vorderen.

Protesteren tegen een factuur

Wat ook voor komt in algemene voorwaarden zijn vervalbedingen die zien op facturen. Een klant die een factuur krijgt, dient dan bijvoorbeeld binnen een bepaalde termijn te reclameren als hij het oneens is met die factuur. Als hij dit niet doet, dan kan hij zich er daarna niet meer op beroepen dat de factuur onjuistheden bevat.

Geen (bepaling in) algemene voorwaarden: tijdig geklaagd?

Bij consumentenkoop is wettelijk bepaald dat klagen binnen twee maanden nadat ontdekt is dat het afgeleverde niet aan de overeenkomst Een meerzijdige rechtshandeling, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere partijen een verbintenis aangaan.
» Meer over overeenkomst overeenkomst beantwoordt, nog tijdig is. Als de opdrachtgever of koper langer stilzit, loopt deze het risico dat hij zijn rechten verspeeld. De opdrachtgever of koper dient echter wel enige tijd te hebben om deskundig onderzoek in te stellen naar de aard en omvang van het mogelijke gebrek.

Moet een klacht altijd schriftelijk worden ingesteld?

Het instellen van een klacht is vormvrij, al verdient het wel uit bewijsrechtelijk oogpunt de voorkeur een klacht schriftelijk in te dienen. Soms volgt de vorm waarin een klacht moet worden ingediend uit de overeenkomst of uit algemene voorwaarden. Professionele partijen zijn hier veelal aan gebonden. Voor een koopovereenkomst De overeenkomst waarbij de verkoper zich verbindt een zaak te geven aan de koper tegen betaling van een prijs.
» Meer over koopovereenkomst koopovereenkomst tussen een professionele koper en een consumentkoper ligt dit anders. Uit de rechtspraak volgt dat een beding waarin een consumentkoper gedwongen werd de klacht per aangetekend schrijven te sturen, niet door de beugel kon.

Wanneer is sprake van een onredelijk beding?

Of een dergelijk beding redelijk is, hangt af van de vraag of de gebruiker bij deze klachttermijn een gerechtvaardigd belang heeft. Er zal dan onder meer worden gekeken naar de termijn die aan de wederpartij De tegenpartij in een procedure of de partij met wie een contract is gesloten.
» Meer over wederpartij wederpartij wordt gegeven en naar de sanctie die aan het ‘te laat’ klagen verbonden is. Zo zal een termijn niet onredelijk kort mogen zijn en dient de sanctie die aan de gedraging, het te laat klagen, is verbonden niet onevenredig zwaar te zijn. Er moet dus worden beoordeeld wat in de bepaalde situatie redelijk en billijk is.

Klachttermijn voorbeelden uit de rechtspraak

Een klachttermijn in algemene voorwaarden van drie maanden in de bouw werd door de rechter bijzonder kort gevonden en was dus onredelijk bezwarend. Het binnen twee weken instellen van bezwaar tegen telefoonnota’s nadat die waren ontvangen, werd eveneens door de rechter onredelijk bezwarend gevonden. Ook oordeelde de rechter in een andere procedure dat het binnen veertien dagen klagen na de factuurdatum onredelijk bezwarend was. In dit geval was hier volgens de rechtbank sprake van omdat onder meer de specificaties bij de factuur ontbraken.

Verval van recht niet onredelijk bezwarend

In een procedure tussen twee professionele partijen had een accountantskantoor met een tandartspraktijk een overeenkomst gesloten tot het verzorgen van de salarisadministratie. In de algemene voorwaarden van het accountantskantoor was bepaald dat een reclame met betrekking tot verrichte werkzaamheden op straffe van verval van alle aanspraken binnen 30 dagen na verzending van de informatie door het accountantskantoor kenbaar diende te worden gemaakt door de tandartspraktijk. Het Hof Arnhem-Leeuwarden achtte deze termijn van 30 dagen niet onaanvaardbaar kort. Deze termijn strekte er namelijk toe om schade als gevolg van eventuele fouten zoveel mogelijk te beperken en eventuele bewijsproblemen zoveel mogelijk te voorkomen.

Hoe zit het dan met cadeaubonnen?

Ook geschenkbonnen, boekenbonnen, bloemenbonnen, bioscoopbonnen en dergelijke hebben vaak een beperkte geldigheid. Soms twee jaar, soms zelfs een jaar. Is het gerechtvaardigd dat je recht vervalt door enkel dit tijdsverloop? Dit lijkt bij een jaar of korter niet het geval te zijn. Bij een termijn van vijf jaren lijkt het wel gerechtvaardigd te zijn. Over deze situatie is nog geen uitspraak gedaan in de rechtspraak.