Elektronische indiening dagvaarding: een eerste stap(je)

Op 14 maart 2012 is het Wetvoorstel elektronische indiening dagvaarding goedgekeurd door de Eerste Kamer. Het wetsvoorstel betreft een wijziging van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering waardoor het mogelijk wordt om bij Algemene Maatregel van Bestuur te regelen in welke gevallen en op welke wijze dagvaardingen elektronisch ingediend kunnen worden bij een gerecht. Het is niet bekend wanneer het wetsvoorstel in werking treedt. Incasso advocaat Thomas van Vugt let uit. 

Procederen bij dagvaarding anno 2012: papierwerk

Op dit moment dient een afschrift van een door de deurwaarder betekende (dat wil zeggen: aan de gedaagde De partij die gedagvaard wordt om te verschijnen in een rechtszaak wordt aangeduid als de gedaagde.
» Meer over gedaagde gedaagde bezorgde) dagvaarding De inleiding van een procedure, die tevens de oproep bevat om op een bepaalde datum bij de rechtbank te verschijnen.
» Meer over dagvaarding dagvaarding fysiek naar de griffie van de rechtbank waar de zaak zal dienen te worden gestuurd. Daarmee wordt de zaak “aangebracht”. Die methode is niet meer van deze tijd, zeker als het gaat om zaken met een betrekkelijk gering belang. Zeker bij incassozaken, waarvan het overgrote deel bij verstek wordt afgedaan, levert dit een nodeloze papierwinkel op. In het huidige proces dient in veel gevallen tot twee maal toe alle op de zaak betrekking hebbende informatie handmatig te worden overgenomen. De nieuwe regeling maakt het mogelijk bepaalde dagvaardingen elektronisch in te dienen en daarbij ook elektronisch de (kern) gegevens van die zaak te importeren in het registratiesysteem van de rechtbank.

Eerst alleen incassozaken bij kantonrechter

Zoals het er nu naar uitziet zal elektronische indiening in eerste instantie slechts mogelijk zijn voor dagvaardingen in zaken voor de kantonrechter die door een deurwaarder worden aangebracht. Hierna zal de elektronische indiening naar verwachting stapsgewijs worden ingevoerd bij andere civiele zaken.

Hoe gaat de elektronische indiening in zijn werk?

Uit een kamernota van de behandeling van het wetsvoorstel bij de tweede kamer blijkt dat  beoogd wordt het afschrift van de door de deurwaarder betekende dagvaarding te scannen als pdf-bestand. Daarna wordt het door de deurwaarder met een beroepscertificaat ondertekend. Deze scan wordt, samen met een bij het opstellen van de dagvaarding gegenereerde gegevensset (die gegevens bevat over de partijen en de vordering die wordt ingesteld) via een beveiligde infrastructuur verzonden aan de stichting Een stichting is een door een rechtshandeling in het leven geroepen rechtspersoon zonder leden of aandeelhouders.
» Meer over stichting Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders (SNG), de organisatie die voor de beroepsorganisatie van de deurwaarders (KBvG) de informatie-uitwisseling zal faciliteren. De identiteit van de verzender van het bericht is hierdoor voldoende vastgesteld. Een door de griffie gewaarmerkt afschrift van het elektronisch ingediende exploot Een exploot is een proces verbaal van de ambtshandeling van een deurwaarder.
» Meer over exploot exploot zal in de procedure gelden als het oorspronkelijk exploot van dagvaarding. De procedure heeft hetzelfde verloop als een “papieren” procedure.

Een tussenstap naar de verdere digitalisering van de procesvoering?

Volgens de memorie van toelichting moet het wetsvoorstel gezien worden als “een tussenstap” in het grotere proces van digitalisering van de procesvoering.

Laten we het hopen.

Het zou natuurlijk niet bij de elektronische indiening van de dagvaarding moeten blijven. Welbeschouwd is het niet van deze tijd dat elke proceshandeling waarbij een stuk in de procedure wordt ingediend schriftelijk dient te geschieden. Waarom kunnen niet alle processtukken digitaal worden ingediend?

Een procedure leidt – ook bij simpele procedures – vaak tot grote stapels papier, die soms ook nog eens in drievoud of in vijfvoud moeten worden ingediend. Het Burgerlijk Procesrecht kent bovendien bijzonder strenge regels over termijnen en formaliteiten; daarbij moet nog altijd op de post worden vertrouwd (of moet bij de rechtbank  worden nagebeld of de stukken goed zijn ontvangen). Bij de indiening van processtukken langs digitale weg zou er nooit twijfel over bestaan of het stuk tijdig is ingediend.

Er is geen procedure denkbaar die zich niet leent voor volledige digitalisering; dat zou alleen maar voordelen hebben. Bovendien kan een digitaal processtuk als het moet altijd nog worden uitgeprint. De gescande processtukken en bewijsstukken (vaak “producties” genaamd) kunnen immers voor alle procespartijen in een beveiligde omgeving beschikbaar gemaakt worden, zodat er geen enkel misverstand over de samenstelling van  het procesdossier bestaat. Dit digitale procesdossier zou bovendien doorzoekbaar gemaakt kunnen worden door middel van OCR (tekstherkenning). Op de zitting kunnen partijen de beschikking Uitspraak in een verzoekschriftprocedure
» Meer over beschikking beschikking hebben over het procesdossier via een tablet of een e-reader.

En de onverbeterlijke papieren procestijger, mag zelf een printje maken van het dossier.