Noodwet voor algemene vergadering via livestream

Veel ondernemingen hebben de komende periode de algemene vergadering Het orgaan binnen verenigingen en vennootschappen met in aandelen verdeeld kapitaal met alle bevoegdheid die niet aan het bestuur of aan anderen is toegekend.
» Meer over algemene vergadering algemene vergadering van aandeelhouders op de agenda ( algemene vergadering Het orgaan binnen verenigingen en vennootschappen met in aandelen verdeeld kapitaal met alle bevoegdheid die niet aan het bestuur of aan anderen is toegekend.
» Meer over algemene vergadering AVA) staan. Nu de wet een fysieke vergadering voorschrijft, staan veel ondernemingen voor een uitdaging. De ministerraad heeft afgelopen vrijdag een noodwet voorgelegd aan de Raad van State. Deze noodwet moet het mogelijk maken dat bedrijven en aandeelhouders online in een rechtsgeldige AVA bij elkaar kunnen komen. Advocaat ondernemingsrecht Sjoerd Yntema ziet de voordelen, waarschuwt alvast voor enkele gevaren en geeft wat tips.

De algemene vergadering van aandeelhouders: oproeping en agenda

Het bestuur van een bedrijf is verplicht om minimaal een keer per jaar rekening en verantwoording af te leggen aan de aandeelhouders, tijdens de jaarlijks terugkerende algemene vergadering. Het bestuur roept de AVA bijeen op de manier zoals de wet (en statuten De statuten vermelden bij rechtspersonen met in aandelen vermeld kapitaal het bedrag van het maatschappelijk kapitaal en het soort, aantal en het bedrag van de aandelen. Voorts bevatten de statuten bepalingen over bestuur, aandeelhoudersvergadering, een eventuele raad van commissarissen, ontbinding en vereffening.
» Meer over statuten statuten) dat voorschrijft. Zo moet de oproeping minimaal 8 dagen voor de vergadering via een oproepingsbrief gebeuren. Als de aandeelhouders daarmee hebben ingestemd, mag die oproeping ook via e-mail verstuurd worden. De oproeping moet de op de vergadering te behandelen onderwerpen vermelden; de agenda.

Algemene vergadering via livestream

Het bestuur kan straks bepalen om een algemene vergadering te houden die via livestream (audio of video) bij te wonen is. Voorwaarde is wel dat de aandeelhouders tijdens die vergadering (of van tevoren) vragen over bijvoorbeeld het beleid of de vast te stellen jaarstukken kunnen indienen, die vervolgens op de vergadering zelf worden beantwoord. Hoewel besluiten rechtsgeldig zullen zijn genomen als een aandeelhouder niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan de vergadering, is het belangrijk voor het bestuur dat alle aandeelhouders kunnen deelnemen. Wanneer het bestuur denkt het niet voor elkaar te krijgen om een al geagendeerde vergadering te laten plaatsvinden, kan het bestuur ervoor kiezen de algemene vergadering en het vaststellen van de jaarrekening uit te stellen.

Praktische uitvoering en veiligheid, enkele tips

Om de vergadering ordentelijk te laten verlopen, is het van belang dat die goed wordt voorbereid. Vermeld in de oproeping in ieder geval informatie over het medium (Zoom, Skype, etc.), het door de betreffende aandeelhouders aan te maken account en het delen van de stukken. En zorg ervoor dat één iemand de leiding heeft. Door van tevoren de voorzitter te benoemen voorkom je een ’digitaal kippenhok’.

Door de vergadering op te nemen, is het uitwerken van de notulen eenvoudiger. Het brengt wel bepaalde veiligheidsrisico’s met zich mee, nu diverse digitale platforms gebruikt voor videoconnectie recentelijk in opspraak zijn geraakt wegens privacy-problemen. Dit is iets waar het bestuur – ook in verband met de privacy-gevoeligheid van de informatie die tijdens de algemene vergadering wordt besproken – goed rekening mee zal moeten houden.

Inwerkingtreding

Het wetsvoorstel is nu voor advies voorgelegd aan de Raad van State. Vervolgens moeten zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer het wetsvoorstel goedkeuren. Hoewel de verwachting is dat dit traject sneller doorlopen zal worden dan gewoonlijk, is dit voor inwerkingtreding nog wel een vereiste. Wij zullen u van deze ontwikkelingen op de hoogte houden.