Wordt digitaal vergaderen een blijvertje?

Vlak na de uitbraak van de COVID-19 pandemie maakte de wetgever het mogelijk om digitaal te vergaderen. Op 1 februari 2023 komt er een einde aan deze regeling. Inmiddels ligt er echter een wetsontwerp die beoogt een permanente wettelijke basis te bieden voor het houden van virtuele algemene vergaderingen door Nederlandse vennootschappen en verenigingen. Advocaat Ondernemingsrecht Onno Hennis licht de mogelijke wetswijziging toe.

Fysiek of digitaal vergaderen?

Voor de pandemie was het wettelijk uitgangspunt dat vergaderingen bij vennootschappen en verenigingen fysiek plaatsvonden. Het was wel mogelijk om digitaal deel te nemen (bijvoorbeeld door in te bellen) aan de vergadering, maar de vergadering vond in ieder geval fysiek plaats. Het houden van virtuele algemene vergaderingen, zonder fysieke vergaderlocatie, was niet mogelijk. Het idee daarbij was dat een besluit een vrucht van overleg moet zijn en dat overleg vindt het beste fysiek plaats.

Corona

Door de beperkingen vanwege Corona konden veel bedrijven gewoonweg geen fysieke vergaderingen houden (zonder daarmee grote besmettingsrisico’s te creëren). In 2020 heeft de regering daarom een tijdelijke noodwet ingevoerd die louter virtuele vergaderingen mogelijk maakte. Dit is veel partijen zo goed bevallen dat de regering inmiddels is gaan onderzoeken of er een wettelijke basis kan worden gecreëerd voor de digitale vergadering.

Wetsvoorstel

Het wetsvoorstel is van toepassing op alle vennootschappen, dus alle BV’s en alle NV’s. Het geldt ook voor alle verenigingen, waaronder coöperaties, verenigingen van eigenaren en onderlinge waarborgmaatschappijen. Het wetsvoorstel is ook van toepassing op SE’s en SCE’s met zetel in Nederland. Deze blog richt zich op wat het wetsvoorstel betekent voor BV’s en NV’s.

Opt-in

In tegenstelling tot de noodwet maakt het wetsvoorstel virtuele algemene vergaderingen niet automatisch mogelijk en staat het deze manier van vergaderen alleen toe indien de statuten De statuten vermelden bij rechtspersonen met in aandelen vermeld kapitaal het bedrag van het maatschappelijk kapitaal en het soort, aantal en het bedrag van de aandelen. Voorts bevatten de statuten bepalingen over bestuur, aandeelhoudersvergadering, een eventuele raad van commissarissen, ontbinding en vereffening.
» Meer over statuten statuten van een vennootschap in deze mogelijkheid voorzien. Aangezien de statuten van de meeste vennootschappen nog niet in deze mogelijkheid voorzien, zouden de meeste vennootschappen eerst hun statuten moeten wijzigen voordat zij virtuele algemene vergaderingen krachtens het wetsontwerp kunnen houden. Tenzij de statuten van een vennootschap anders bepalen, is voor een wijziging van de statuten een besluit van de algemene vergadering Het orgaan binnen verenigingen en vennootschappen met in aandelen verdeeld kapitaal met alle bevoegdheid die niet aan het bestuur of aan anderen is toegekend.
» Meer over algemene vergadering algemene vergadering vereist, dat wordt aangenomen met een meerderheid van de uitgebrachte stemmen zonder dat een quorum geldt.

Beslissing van orgaan

Volgens het wetsontwerp kunnen de statuten bepalen wie de vorm van de algemene vergadering bepaalt. De statuten kunnen bijvoorbeeld voorschrijven dat het bestuur beslist over de vorm van elke algemene vergadering. Volgens het wetsontwerp kunnen vennootschappen ook een bepaling in hun statuten opnemen die voorschrijft dat bepaalde soorten besluiten niet in een virtuele algemene vergadering kunnen worden genomen, maar alleen in een persoonlijke of hybride algemene vergadering.

Overige (technische) vereisten

Het wetsontwerp stelt voor dat virtuele algemene vergaderingen aan de volgende vereisten moeten voldoen: (i) de aankondiging van de vergadering moet de procedure voor elektronische aanwezigheid en stemming bevatten, (ii) er moet worden voorzien in audiovisuele communicatiemiddelen waarmee aandeelhouders rechtstreeks kennis kunnen nemen van en deelnemen aan de vergadering, (iii) tijdens de vergadering moet elektronisch kunnen worden gestemd, en (iv) het moet mogelijk zijn aandeelhouders die elektronisch deelnemen te identificeren.

Elektronische oproeping

Het wetsvoorstel biedt NV’s en BV’s de mogelijkheid tot oproeping voor een algemene vergadering in elektronische vorm, bijvoorbeeld door het sturen van een e-mail naar het door de aandeelhouders opgegeven adres. Momenteel is voor deze vorm van oproeping individuele toestemming van de aandeelhouders vereist.

Wat de voorstellen voor uw onderneming betekenen

Nu de tijdelijke basis voor virtuele algemene vergaderingen op grond van de noodwet op 1 februari 2023 komt te vervallen, moeten vennootschappen ervan uitgaan dat zij, althans enige tijd na die datum, niet de mogelijkheid zullen hebben om virtuele algemene vergaderingen te houden. Na die datum dienen vergaderingen dus weer ‘gewoon’ fysiek plaats te vinden én vindt de bijeenroeping (van AVA) De formele uitnodiging van de aandeelhouders voor de AVA.
» Meer over bijeenroeping (van AVA) bijeenroeping schriftelijk plaats.

Statutenwijziging

Aangezien het wetsontwerp een opt-in systeem voorstelt, waarbij vennootschappen alleen virtuele algemene vergaderingen kunnen houden als hun statuten in die mogelijkheid voorzien, kunnen vennootschappen overwegen de weg te effenen door nu al de nodige wijzigingen aan hun algemene vergadering voor te stellen, bijvoorbeeld tijdens de komende jaarlijkse aandeelhoudersvergadering Het orgaan binnen een vennootschap waarin alle aandeelhouders zijn vertegenwoordigd.
» Meer over aandeelhoudersvergadering aandeelhoudersvergadering. Op die manier zal, zodra het wetsvoorstel in werking treedt, de mogelijkheid om virtuele algemene vergaderingen te houden onmiddellijk beschikbaar zijn.

Verwachte invoering

Het is onmogelijk te voorspellen wanneer de nieuwe regels van kracht worden. Het lijkt evenwel dat voor de nieuwe regeling voldoende politiek draagvlak is en het zou dus zomaar snel kunnen gaan. Het wetsontwerp staat momenteel open voor raadpleging tot 6 februari 2023. Vervolgens volgt een gebruikelijk wetgevingsproces.